Avis de protection de la vie privée des postulants

Date d'entrée en vigueur le 01 janvier 2024

L'avis de protection de la vie privée des postulants explique comment GAF Materials LLC d/b/a GAF et GAF Canada ULC ainsi que leurs filiales directes et indirectes qui ne disposent pas de leur propre Politique de confidentialité (collectivement « Société », « nous », « notre » ou « nos ») traitent les renseignements personnels des postulants, des collaborateurs externes et des entrepreneurs indépendants (« Vous »). Les renseignements personnels incluent des informations qui vous identifient et d'autres informations qui vous concernent et peuvent être associées à vous.

La section « Surveillance des systèmes » du présent Avis (Section 3) détaille comment la Société surveille, enregistre et analyse (i) des données sur votre utilisation des appareils, des supports, des applications, des ressources de réseaux et des services informatiques fournis à la Société, et les services tiers assurés par la Société (collectivement « actifs informatiques »), et (ii) des données ou des communications transmises et reçues, imprimées ou créées, stockées, enregistrées ou consultées sur les Actifs informatiques.

1. Renseignements personnels que nous détenons à votre sujet

La Société reçoit vos renseignements personnels de votre part dans le cadre de la gestion de la relation de travail potentielle. Vous communiquerez un grand nombre de ces renseignements directement à la Société et les renseignements personnels qui ne sont pas directement communiqués par vous seront soit générés à votre sujet par la société ou obtenus d'autres sources (comme les agences de recrutement, les agences de renseignement sur les consommateurs, des anciens employeurs, des établissements académiques ou des sources accessibles au public).

Les renseignements personnels que nous traitons à votre sujet comprennent :

• les identifiants (par exemple, nom légal, nom ou surnom préféré, date de naissance, adresse du domicile, adresse courriel personnelle, numéro de téléphone, numéro de sécurité sociale, numéro de permis de conduire, numéro de passeport, documents du statut d'immigration et du droit de travailler);
• les caractéristiques protégées, telles que le genre, l'âge, la race, l'orientation sexuelle et d'autres informations sur la diversité et l'égalité des chances que nous recueillons volontairement pour nous conformer à la loi fédérale;
• les informations sur l'éducation (par exemple, le parcours scolaire, les qualifications, les certifications, les dossiers scolaires, les formations suivies et les besoins en matière de formation);

¹L'utilisation du terme « Personnel » dans le présent avis n'est pas interprété et ne doit pas être interprété comme conférant des avantages ou des droits, ou impliquant un changement de statut d'emploi ou d'engagement différent de celui convenu par la Société.

• les informations sur le parcours professionnel ou l'emploi (p. ex. les CV, le parcours professionnel, le poste, le département, les responsabilités du poste, le nom du superviseur/responsable, le statut d'emploi, les adhésions professionnelles, le lieu de travail, l'adresse du bureau, l'appartenance syndicale, la rémunération et les avantages, les dépenses, les informations fournies pour traiter les dépenses, les informations sur votre performance ou votre conduite de la part d'autres membres du personnel, de clients ou de prestataires de services avec lesquels vous avez travaillé dans une société auparavant, qui peuvent fournir des commentaires à votre sujet à des fins de vérification des références);
• les informations sur les vérifications des antécédents provenant des agences privées de sélection d'employés, des agences de renseignements sur les consommateurs ou les registres accessibles au public, ainsi que les résultats des dépistages de drogues et d'alcool provenant de sociétés de sélection des employés, de rapports de police ou d'établissements médicaux ;
• les références obtenues lors du recrutement auprès de vos anciens employeurs, établissements d'enseignement, personnes ou organisations que vous identifiez comme références, et organisations auxquelles vous êtes affilié(e) ou desquelles vous détenez des certifications ou des qualifications similaires ;
• les profils professionnels accessibles au public sur les sites web ou les médias sociaux privés (par exemple, LinkedIn) où vos profils sont affichés pour le réseautage et à des fins similaires;
• les informations biométriques (par exemple, empreintes digitales, reconnaissance faciale en option);
• des communications;
• informations audio, électroniques, visuelles, thermiques, olfactives ou similaires (par exemple, photographies, vidéosurveillance ou autres informations sur la propriété de la Société, messages vocaux, enregistrement de réunions);
• informations sur l'activité sur Internet ou sur d'autres réseaux électroniques (par exemple, communications, historique de navigation, historique de recherche, interactions avec les sites web et les applications, et autre utilisation des ressources électroniques ou de la technologie de la Société);
• d'autres données sur l'utilisation des Actifs informatiques et toute donnée ou communication transmises ou reçues, imprimées, créées, stockées, enregistrées ou consultées sur l'un des actifs susmentionnés (voir la section « Surveillance des systèmes » ci-dessous pour plus de détails);
• données de géolocalisation; et
• les inférences tirées de l'une des informations identifiées dans le présent Avis.

Certaines informations que nous recueillons sont couvertes par l'article 1 798,8(e) du Code civil de la Californie et la législation locale.

2. Objectifs du traitement

La Société traitera des renseignements personnels afin de gérer notre relation de travail potentielle avec vous. En général, elle vise à honorer les obligations légales de la Société envers Vous, à gérer ses dossiers, à se conformer à la loi en vigueur et à assurer le bon déroulement de ses activités. En particulier, la Société traite des renseignements personnels afin de :

• gérer la relation de travail potentielle (par exemple, le recrutement et la gestion des effectifs, la formation, le développement de carrière et l'avancement professionnel et la gestion des talents, l'administration de vos dossiers et des voyages d'affaires);
• effectuer des vérifications des antécédents criminels et des dépistages de drogues et d'alcool, dans la mesure autorisée par la loi en vigueur;
• protéger la propriété intellectuelle, les informations confidentielles et nos actifs;
• surveiller la sécurité de nos installations et des systèmes de la Société;
• planifier les changements dans la structure du groupe, la gestion de la sécurité et la tenue des registres;
• honorer des obligations légales et réglementaires relatives à l'emploi, aux médias, à la protection des données et aux autres lois et réglementations applicables;
• traiter les réclamations et les litiges juridiques;
• créer des renseignements personnels agrégés ou anonymisés, que nous pouvons utiliser à toute fin que ce soit; et
• mener autrement nos activités.

À fins légales de gestion des affaires et de sécurité, la Société peut surveiller, enregistrer et analyser :

• des données sur votre utilisation des appareils, des supports, des applications, des ressources de réseaux et des services informatiques fournis à la Société, et les services tiers assurés par la Société (collectivement « actifs informatiques »); et
• des données ou des communications transmises et reçues, imprimées ou créées, stockées, enregistrées ou consultées sur les Actifs informatiques.

C'est le cas indépendamment de l'étiquetage de l'actif informatique, des données ou des communications, de l'utilisation du cryptage, de la suppression des données ou des communications, que la situation implique un usage personnel ou tout autre facteur. La Société peut également effectuer l'enregistrement et l'analyse à d'autres fins légales, qui varient selon le pays. Par exemple, aux États-Unis, il n'existe aucune restriction légale du droit de la Société de s'engager dans cette surveillance, cet enregistrement et cette analyse, et vous ne devez avoir aucune attente en matière de confidentialité pour ce qui est décrit dans cette section « Surveillance des Systèmes ». En fait, la loi de New York exige la déclaration suivante pour les résidents de New York :

« Toutes les conversations ou transmissions par téléphone, les courriels ou les transmissions électroniques, ou tout accès ou usage d'Internet par un employé au moyen d'un appareil ou d'un système électronique, y compris, mais sans s'y limiter, un ordinateur, un téléphone, des systèmes filaires, électromagnétiques, photoélectroniques ou photo-optiques peuvent être surveillés à tout moment et par tout moyen légal ».

Pour ces raisons, nos procédures de surveillance et d'enregistrement peuvent impliquer la collecte et l'analyse de vos renseignements personnels et d'autres; tels que :

• le contenu personnel des courriels, des documents et toute autre communication;
• des informations sur les appareils appartenant à la Société (par exemple, les appareils fournis, le nombre d'appareils, l'adresse MAC de l'appareil et le numéro de téléphone);
• des informations sur l'utilisation des appareils (par exemple, l'utilisation des données mobiles, l'utilisation de la batterie, les applications utilisées, les appels passés et les SMS envoyés);
• les adresses IP ;
• les informations de connexion et de déconnexion ;
• la durée de la session ;
• lieu de connexion ;
• les journaux des applications utilisées, les téléchargements et les actions entreprises ; et
• des informations sur l'utilisation d'Internet (par exemple, les sites web visités, les applications téléchargées).

Nous pouvons partager vos renseignements personnels avec les parties suivantes :

• Les entités et les filiales de la Société ;
• les prestataires de services et les fournisseurs (par exemple, les fournisseurs et les concessionnaires qui soutiennent les opérations de la Société, notamment ceux qui gèrent l'administration des dossiers, des ressources technologiques et le soutien en matière de cybersécurité, le recrutement ou la formation ; les conseillers professionnels tels que les comptables, les auditeurs et les avocats ; les agences de renseignements sur les consommateurs) ;
• les organismes gouvernementaux et d'application de la loi ; et
• les acquéreurs ou les acheteurs potentiels dans le cadre de la cession de l'activité ou des actifs de la Société.

5. Vos droits en matière de renseignements

En vertu de la législation locale, vous pouvez avoir certains droits en matière des renseignements personnels. Par exemple, les résidents de la Californie peuvent utiliser notre formulaire Vos choix en matière de confidentialité ou appeler (866) 958-9975 (demandez l'Équipe de Conformité) afin de demander à refuser notre « vente » ou « partage » de vos renseignements personnels, ou à limiter notre utilisation de vos « renseignements personnels sensibles » de la manière très étroite dont la loi californienne sur la protection de la vie privée des consommateurs (CCPA) définit ces termes.

Ceux qui ont d’autres droits à l’égard de leurs renseignements personnels peuvent utiliser notre formulaire Vos choix de vie privée pour obtenir la réponse la plus rapide ou nous envoyer un courriel au privacy@gaf.com. Par exemple, les résidents de la Californie peuvent utiliser ces méthodes pour exercer les droits décrits dans la section Californie ci-dessous, et les Canadiens peuvent utiliser ces méthodes pour exercer leurs droits de consulter leurs renseignements personnels; demander la suppression de certains renseignements personnels; ou retirer leur consentement de notre traitement des renseignements personnels dans certains cas.

Afin d'exercer des droits, il peut vous être demandé de fournir des informations supplémentaires pour vous authentifier ou pour aider la Société à répondre à votre demande si nécessaire.

Cette section s'applique uniquement aux résidents de la Californie.

Sous réserve de certaines exceptions, vous pouvez nous demander :

• la consultation de certaines informations que nous détenons à votre sujet et/ou une copie de celles-ci ;
• la correction des renseignements personnels inexacts à votre sujet ;
• la suppression de renseignements personnels que vous nous avez communiqués ;
• une description des catégories des renseignements personnels à votre sujet que nous avons recueillis ou divulgués au cours des douze derniers mois ;
• les catégories des sources de ces renseignements ;
• l'objectif commercial ou professionnel de la collecte ou de la vente de vos renseignements personnels ; et
• les catégories des tiers avec lesquels nous avons partagé des renseignements personnels.

Il existe des exceptions à certains droits énoncés ci-dessus. Par exemple, si un postulant en Californie demande la suppression de ses renseignements personnels, nous aurons toujours besoin de conserver certains renseignements personnels.

Dans tous les cas, vous avez le droit à la non-discrimination et à un traitement sans représailles (tel que prévu par la loi californienne) pour l'exercice de vos droits en vertu de la CCPA.

Nous avons le droit de prendre des mesures raisonnables afin de vous authentifier avant de répondre à une demande. Ce faisant, nous pouvons vous demander des informations d'authentification afin que nous puissions établir une correspondance entre au-moins deux points d'authentification et les informations que nous conservons à votre sujet. Si nous ne sommes pas en mesure de vous authentifier par ce moyen, nous avons le droit, mais non l'obligation, de vous demander des informations supplémentaires.

Les Californiens ont le droit de désigner un agent pour exercer, en leurs noms, leurs droits en vertu de la CCPA. L’agent doit utiliser notre formulaire en ligne (Vos choix de vie privée) pour soumettre la demande.

En outre, votre navigateur peut également offrir un moyen d'activer le signal Global Privacy Control (« GPC »). Nos sites web traitent chacun les navigateurs éligibles pour lesquels l'utilisateur a activé le signal GPC comme ayant refusé ce que la CCPA appelle une « vente » de tout renseignement personnel de la Californie recueilli sur ce site à partir de ce navigateur à l'aide de témoins et de technologies similaires. Vous pouvez remplacer ce traitement pour un navigateur compatible GPC en utilisant les contrôles de témoins disponibles dans le pied de page du site Web.

Nous conserverons la plupart de vos renseignements personnels jusqu'à ce que le poste pour lequel vous avez postulé soit attribué, et pendant une période raisonnable par la suite, à des fins d'équité en matière d'emploi, de suivi administratif et de rapports. Une fois notre relation terminée, nous conserverons vos renseignements personnels pendant une période qui nous permet de :

• conserver des dossiers pour analyse et/ou audit ;
• nous conformer aux exigences de conservation des dossiers en vertu de la loi en vigueur ;
• défendre ou présenter toute réclamation légale existante ou potentielle ; et
• répondre à des requêtes ou des plaintes que vous pourriez formuler.

Nous prévoyons de supprimer vos renseignements personnels lorsque nous déterminons qu'ils ne sont plus nécessaires à ces fins. Si vous devenez notre employé, vos renseignements personnels seront alors concernés par notre Avis de protection de la vie privée du personnel et notre programme de conservation des dossiers.

Si vous avez des questions ou souhaitez exercer des droits, veuillez nous contacter au Privacy@gaf.com

La Société se réserve le droit de modifier, révoquer, suspendre, résilier ou modifier cette politique, dans son intégralité ou en partie, à tout moment, avec ou sans préavis.

Cette politique ne crée pas et n'est pas destinée à créer une relation de travail ou un contrat ou une garantie d'emploi continu pour tout postulant ou tout autre droit contractuel ou légal.